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Sage BOB 30: Comment encoder une facture d’achat?

Les étapes pour encoder une facture d’achat sur Sage BOB 30:

Sur l’écran d’accueil de Sage BOB 30, cliquez sur le bouton « encodage d’un nouvel achat ». Vous obtenez alors l’écran suivant :

facture_achat_sage_bob_30

Tout d’abord, il convient de sélectionner le journal adéquat. Les différents journaux peuvent être créés et modifiés dans Sage BOB 30 via l’onglet Encodages – Gestion des encodages. Il faut ensuite vérifier que la période reflète la période présente sur la date de la facture. Le numéro de pièce est quant à lui généré de façon automatique, en fonction du numéro de la facture d’achat précédente. Notons que le format de ce numéro peut être paramétré via la gestion des encodages, en consultant la liste des journaux, dans l’onglet « caractéristiques », puis dans la partie « prochain encodage ». Le journal, la période ainsi que le N° pièce sont souvent affichés automatiquement, ce qui fait que la première étape revient en réalité à sélectionner le fournisseur dans le champ tiers. Pour la sélection du tiers, si celui-ci est déjà encodé dans la base de données, il est très simple de le retrouver. Il existe plusieurs méthodes de recherche dans votre logiciel Sage BOB 30. Une première méthode consiste à taper les premières lettres de la référence du fournisseur dans le champ de saisie et la référence complète s’affiche ensuite automatiquement. S’il s’agit du fournisseur effectivement recherché, il suffit de taper sur la touche <Enter> pour qu’il soit sélectionné. Pour obtenir une vue de la liste complète des fournisseurs, il suffit de taper <Alt> + <Flèche bas>. Il est ensuite très aisé de sélectionner le fournisseur recherché. Il est également possible d’effectuer une recherche sur n’importe quel mot, partie de mot ou groupe de caractère figurant dans un des champs principaux de la fiche du fournisseur. Pour ce faire, il suffit d’appuyer sur <F11>. Si le fournisseur n’est pas encore encodé, il faut taper la référence souhaitée dans le champ de saisie. Le programme propose alors de créer la fiche fournisseur. Il faut alors encoder son numéro de TVA. En cliquant sur VAT, le programme va trouver automatiquement les informations du fournisseur. Si ce n’est pas le cas, il faudra encoder ces informations manuellement. De retour sur l’écran de la facture, il faut alors indiquer l’échéance. Celle-ci est régulièrement affichée automatiquement selon les informations présentes au sein de la fiche fournisseur. Après avoir indiqué la date et le montant de la facture, il s’agit de mettre une communication, qui est souvent composée notamment du numéro de facture. Ensuite, il faut choisir le compte de charge. Parfois, celui-ci est affiché par défaut s’il a été défini dans la fiche du fournisseur. Si ce n’est pas le cas, il faut sélectionner un compte en utilisant la même méthode que celle utilisée pour sélectionner un fournisseur.

Enfin, il est important de vérifier que tous les champs sont correctement remplis, notamment le montant de la taxe, l’imputation, etc. L’utilisateur de Sage BOB 30 peut alors sauver la facture en appuyant sur l’icône en forme de disquette située en bas à gauche de la fenêtre. S’il est impossible d’appuyer sur cette icône, cela signifie certainement qu’il subsiste une erreur dans les montants.

Bon travail sur Sage BOB 30