Facture électronique : Les nouveautés 2013

Depuis le 1er janvier dernier, de nouvelles règles sont entrées en vigueur, avec comme objectif à terme la dématérialisation des documents. De nombreux systèmes existent déjà en mode dématérialisé, telles que les déclarations d’impôt, TVA ou ONSS. Aujourd’hui, il est question de faire disparaître de votre bureau vos documents commerciaux (factures, fiches de paie, extraits de compte, rappels, etc). Examinons ensemble l’avenir de la facture électronique.

La dématérialisation de la facture électronique

De l’établissement, à l’envoi, la réception ou même à la conservation, la dématérialisation des factures électroniques est globale. Depuis ce 1er janvier 2013, la facture électronique est définie par le législateur belge comme « la facture qui contient les informations exigées par le Code et les arrêtés pris pour son exécution et qui a été émise et reçue sous une forme électronique, quelle qu’elle soit ».

Les exigences légales, les critères ALI

Au-delà de l’obtention préalable de l’accord du destinataire avant d’envoyer des factures électroniques, la plupart des exigences légales concernent la conservation des factures reçues. Le système utilisé pour archiver les factures doit assurer l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu ainsi que la lisibilité de la facture.

L’Authenticité de l’origine

Donne la possibilité de vérifier l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture.

La Lisibilité

Permet d’assurer la lecture de la facture électronique pendant toute la durée de conservation (7 ans) et peu importe les mises à jour du système.

L’Intégrité du contenu

Garanti l’impossibilité de modifier le contenu des factures reçues.

Une gestion simplifiée de la facturation électronique

Depuis la 1er janvier 2013, chaque assujetti détermine la manière dont l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture sont assurés. Cette assurance peut d’ailleurs être offerte en établissant un contrôle de gestion fiable entre la facture et la livraison de biens ou de prestations de services. En utilisant par exemple un logiciel de gestion performant.

Conseil gestion de Plug&Go

Des solutions logicielles sont en train de se mettre en place, notamment chez l’éditeur Sage avec le Sage DigiDesk. Nous vous invitons également à visiter www.efacture.belgium.be lancé récemment par les autorités. Par Gilles Brogneaux