E-Starter Kit, 4 étapes simplifiées pour votre gestion

1) Préparer une gestion saine :

Un document = Un classement

Pour une gestion saine, chaque document émis ou reçu doit trouver une place dans votre système de classement. Ce système est idéalement constitué d’une armoire facilement accessible, de casiers, de fardes numérotées et nommées (comptabilité, juridique, social, fiscal, prospection & clients, partenaires, etc) et d’intercalaires. Votre objectif sera de mettre en place un système de classement faisant le compromis entre son degré de précision et le temps pour classer/rechercher un document. Exemple : lors de votre première année et si le volume d’activité est limité, il n’est peut-être pas utile d’utiliser des intercalaires mensuels pour les factures de vente étant donné que leur nombre est restreint. La farde relative à la comptabilité pour l’année 1 comprendra alors un intercalaire pour les factures de vente, un pour les achats, un pour les notes de crédit à l’achat, un pour les notes de crédit à la vente, un pour les extraits financiers imprimés du PC banking, un pour les rémunérations et enfin un dernier pour les opérations diverses telles que les remboursements de frais. N’hésitez pas à en discuter avec votre fiduciaire qui pourra vous accompagner dans cette préparation.

Un mouvement financier = Une pièce justificative

Pour une gestion saine, vous devez être en mesure de justifier toutes entrées ou sorties de trésorerie sur le compte bancaire ou dans la caisse de la société. Instaurez dès lors dans votre organisation une certaine rigueur afin d’assurer la collecte de toutes les pièces justificatives (facture de vente ou d’achat, extraits bancaires, ticket restaurant, journal de caisse, etc, avec preuve des encaissements ou décaissements). Ces pièces doivent être conservées durant 10 ans au siège de la société. Exemple : si vous réalisez une dépense avec votre compte bancaire privé pour le compte de la société, n’oubliez pas de demander au fournisseur la facture au nom de la société (avec son numéro de TVA) et créer une fiche de remboursement avec le ticket prouvant le paiement depuis votre compte privé. Plus vous amenez de transparence et plus le contrôleur vous fera confiance en cas de contrôle.

2) Émettre des documents :

Type de documents émis en PME

Les documents émis par une société sont relatifs à son cycle commercial : prospecter, réaliser des devis, facturer, suivre les commandes, les livraisons et les clients,… Entre le premier contact avec le client et la livraison des produits et services, une série de documents sont émis et classés (classement par client, par dossier ou par ordre chronologique) :

• Devis : c’est l’offre qui est faite au prospect. N’oubliez pas que le devis est l’occasion pour un prospect ou client de se faire une première idée de votre professionnalisme. Soyez donc Pro dès ce moment !
• Bon de commande : c’est le document que le prospect signe pour approuver sa commande. Etant donné que le devis fait souvent office de bon de commande, ce dernier est moins utilisé, surtout dans les petites structures.
• Facture de vente : la facture de vente est le document officiel prouvant l’opération de vente de biens et services (c’est le seul document obligatoire). Il s’agit d’un document comptable que l’acheteur et le vendeur doivent garder pendant 10 ans. Les factures doivent comporter diverses mentions obligatoires. L’ensemble des factures numérotées et classées par ordre chronologique de date d’émission (obligatoire) est ce qu’on appelle le facturier de sortie. Enfin, soyez très vigilent en ce qui concerne la réglementation relative à la facturation électronique, particulièrement à la problématique de la conservation des documents. Nous vous invitons à bien vous renseigner auprès de votre expert comptable ou fiduciaire.
• Bon de livraison : il est utilisé lorsque l’entreprise veut suivre des biens livrés et s’assurer de la bonne réception de ces derniers.

Priorité : suivi des paiements du facturier de sortie

Trouver des clients, leur offrir une valeur ajoutée et se faire payer constitue le fondement de toutes activités commerciales. On sait cependant qu’environ une facture sur quatre subit des retards et manquements au niveau de son paiement. Lorsque des coûts de marchandises, salariaux ou de sous-traitance sont nécessairement engendrés lors de la réalisation du bien ou du service, le niveau de trésorerie de l’entreprise diminue jusqu’au moment où la facture sera payée. Le besoin de trésorerie lié à ce décalage entre les dépenses réalisées pour un client et son paiement est ce qu’on appelle le besoin en fonds de roulement (plus d’info: Besoin en fonds de roulement).

a) Comment se faire payer à temps : prévention et vigilance

Dès la constatation du retard, appelez votre client. L’objectif de cet appel est tout d’abord de lui faire comprendre que vous suivez attentivement les échéances de paiement et que vous ne l’avez pas oublié. Vous lui ferez ainsi comprendre qu’en cas de non paiement, vous le suivrez de près. Ensuite, cet appel vous permettra de comprendre les raisons du retard : simple oubli, difficulté financière – auquel cas vous pourrez proposer un étalement du paiement, insatisfaction, etc. Restez ferme mais flexible : si le client vous annonce par exemple une difficulté financière, envisagez avec lui un étalement du paiement. Si cette solution n’abouti pas (préférez l’accord à l’amiable qu’une poursuite judiciaire qui vous coûtera beaucoup de temps et d’argent), il vous reste à entamer un dossier de recouvrement avec lettres de rappel et de mise en demeure. Nous vous conseillons vivement de préparer un dossier de recouvrement type avec votre expert comptable ou fiduciaire. Il en va de même si un client commande puis se ravise par la suite. Réagissez toujours rapidement !

b) Factoring ou Affacturage

Enfin, si votre activité croit et que votre besoin en fond de roulement y est très lié (montants importants à décaisser pour la réalisation du bien ou du service), une autre solution consiste à externaliser le suivi des paiements en faisant appel à l’affacturage (ou factoring). Ces sociétés externes rachètent les créances de la société : votre société reçoit le cash directement et la société d’affacturage (de factoring) réclame ensuite les montants au client en empochant au passage sa commission.

3) Recevoir des documents :

Type de documents reçus en PME

Une société est amenée à recevoir au quotidien un grand nombre de documents commerciaux similaires à ceux émis (voir point 2). Parmi ceux-ci, nous détaillons ci-dessous la facture d’achat et la note de frais, deux documents fréquemment traités et particulièrement importants pour leur implication comptable et juridique.

a) La facture d’achat

Lors de la réception d’une facture d’achat, outre la vérification du bien fondé de cette dette (sans contestation dans un bref délai par lettre recommandée, la facture est considérée comme acceptée), nous conseillons de rester attentif aux différentes actions conseillées ci-dessous :

• Vérifiez que la désignation des biens et services est suffisamment précise pour permettre au contrôleur d’en accepter la déduction au titre de frais professionnel et également si la facture comporte bien les mentions obligatoires (voir article…) telles que votre numéro de TVA.
• Annotez la facture de toutes informations utiles pour aider votre comptable. Par exemple, si une facture est payée avec votre compte privé et un bon d’achat obtenu au nom de la société. Ou si la date de réception ne coïncide pas avec la date d’émission (vous recevez le 25 juillet une facture datant du 5 juillet et qui aurait dû rentrer dans votre déclaration TVA du 21 juillet, précisez que cette facture sera comptabilisée sur le trimestre TVA suivant pour réception tardive). Ou si est joint à la facture une notice de comptabilisation. Ou encore si la facture comporte une erreur et qu’une correction devra avoir lieu (note de crédit du fournisseur à recevoir).
• Enregistrer la facture d’achat dans un échéancier afin de payer vos factures à temps : cet échéancier peut être facilement tenu via un tableau de bord de gestion sous Excel, un logiciel comptable ou un logiciel de gestion commerciale en ligne.

b) La note de frais

Afin de faciliter le classement des notes de frais, nous vous conseillons de procéder par étape :

• Photocopier la pièce justificative si nécessaire (un ticket de caisse s’efface et devient vite illisible).
• Agrafer la pièce justificative (détail des kilomètres parcourus, ticket de parking,…) sur une feuille de format A4 (sur la photocopie par exemple).
• Résumer les frais du mois dans un tableau Excel récapitulatif en détaillant les charges et la TVA récupérable. Sur ce tableau figurera la date, le motif du défraiement, le lieu, les frais engagés…

Nous vous conseillons vivement d’en discuter avec votre expert comptable ou votre fiduciaire afin d’éviter les erreurs (certaines TVA ne sont par exemple pas récupérables comme sur les notes de restaurant) et d’optimiser votre situation.

Priorité : suivi des paiements du facturier d’entrée

Après avoir classer vos factures par ordre chronologique et par mois ou trimestre TVA, encodez ces factures dans votre facturier d’entrée. Ensuite, vous aurez une vision détaillée des montants à payer dans les semaines à venir. C’est la base d’une gestion de trésorerie saine : aurez-vous suffisamment de trésorerie en banque et de rentrées de client pour payer ces factures ?

4) Comptabiliser les documents :

La comptabilité est tout d’abord une obligation légale. En fin d’année comptable, la période de clôture est une période où l’on dresse l’état du patrimoine de votre société par le biais du bilan, avec à l’actif l’utilisation faite des moyens financiers et au passif les moyens de financement. Vous devrez également établir le compte de résultat de la société (différence entre les produits et les charges). Ces deux documents officiels forment la partie centrale des comptes annuels, déposés chaque année à la Banque Nationale. Mais la comptabilité est avant tout un centre d’informations de l’entreprise. Elle distribue des renseignements à toutes les fonctions de l’entreprise (financière, commerciale, administrative, marketing, etc.) et représente une image fidèle de la société. De ce point de vue, la comptabilité représente plutôt un outil de pilotage de l’activité qu’une obligation strictement légale. Vous générez en temps réel des indicateurs clés tel que votre situation de trésorerie, la solvabilité de vos clients, le niveau d’activité, l’état des marges, etc. Par Gilles Brogneaux